Efficiënt vergaderen

Efficiënt vergaderen is niet vergaderen om het vergaderen maar heeft een doel.

Vergaderen is om iedereen de zelfde kant op te laten wijzen, en het is niet vergaderen als het geen doel heeft dan heeft vergaderen geen zin. Wees altijd duidelijk over de doel waarom vergader je eigenlijk? En waarom is het zo belangrijk om efficient te vergaderen zodat je doel niet voorbij schiet. Vaak zie je bij grote organisatie, veel vergaderingen staan op hun agenda en als je zal door vragen waarom ze vergaderen weten ze meestal geen antwoord. Is best wel raar eigenlijk, wie efficient wilt vergaderen weet waarom zij vergaderen.

Belangrijke tips voor elk soort bedrijf.

1. Vergader niet om het vergaderen.
2. Wees duidelijk over het doel van de onderwerpen op de agenda.
   Afstemmen, brainstorm of besluitvorming; overdracht van informatie kan allemaal vooraf.
3. Bepaal  hoeveel tijd er voor elk onderwerp nodig is.
   Houd aan je planning, maak gebruik van een zichtbare klok. Of je maak gebruik van een vergadercoach, die de tijd bijhoudt.
4. Nodig alleen de sleutelfiguren uit, zo beperk je het aantal deelnemers.
   Wees duidelijkheid over de rol van de aanwezigen en wat van hen verwacht wordt.
5. Begin met het belangrijkste punt.
   Geef per onderdeel het doel en de beschikbare tijd aan.
6. Begin op tijd en stop op afgesproken tijd.
   Wacht niet op laatkomers, ongeacht de persoon. Dat is duidelijk en je voorkomt irritaties bij de mensen die wel op tijd zijn. En de eindtijd blijft haalbaar.
7. Maak in plaats van een verslag een besluiten- en actielijst.
   Met vermelding wie, wat, wanneer iedereen wat doet.
8. Stuur de besluiten en de acties de volgende dag rond.
   Dan blijft iedereen betrokken en op de hoogte meestal weten ze niet meer wat ze hadden besproken.
9. Beperk de duur van een overleg tot een uur.
   Daarna gaat aandacht verloren.
10. Haal de bezem door vergaderrituelen.
    Tip 1 op de vergaderwijzen staan handige tips voor  vergaderingen. Vergaderwijzer 
11. Voorkom afleiding.
    Zet geen koek of snoep op tafel. Alle telefoons uit., vaak zitten mensen op hun telefoon dat laait alleen maar af.
12. Overleg actief.
    Zo kort mogelijk en met zo min mogelijk mensen.
13. Extra tip!! wil je helemaal goed afsluiten kan je altijd een vergader lunch er achter zetten meestal wordt er nog na gepraat over het onderwerp.

Link: Vergaderen.

Heel veel succes met deze tips.

Gr Angelique