Heel veel bedrijven vergaderen om iedereen weer op het rechte spoor te krijgen, zodat de ideeen vloeien.

Als je gaat vergaderen dan is het wel de bedoeling dat het wat opleverd. Zonder dat je tijd verliest aan oneindige discussie die meestal kunnen ontstaan, immers vergaderen kost nu eenmaal geld en tijd. Ik maak ieder keer een vergadering mee, en het valt mij op dat het altijd over dezelfde discussie gaat, wie de rol opzich neemt. Een duidelijk doel ontbrak en na afloop had nog niemand het idee wat er van hem verwacht werd.

Het is zonde van onze tijd, er gaan enorm veel uren verloren door ineffectieve vergaderingen en dan hebben we het nog niet eens over het geld dat daarmee gepaard gaat. Euro na euro gaat er verloren als een vergadering niet effectief is.

Daarom mijn 6 tips om nog efficiënter te kunnen vergaderen.

1 Efficiënt vergaderen begint bij een duidelijke agenda. Deze agenda heeft iedereen al ontvangen voordat ze aan de vergadering beginnen. Zo dat het voor iedereen duidelijk is wat er op de planning staat, en waar de vergadering over gaat. Dat scheelt al een heleboel vragen in de vergadering.

2 Laat niet belonen. Wacht nu niet dat iedereen aanwezig is bij de vergadering, als je dat blijft doen dan komen ze ieder keer te laat. Wees streng op de tijd betekend ook op tijd komen. Want iedereen heeft het nu eenmaal druk en het is zonde om dat te laten verstoren door een paar mensen die, om welke reden dan ook niet op tijd komen.

3 Heb respect voor de agenda. De agenda is niet voor niks, wie hem opstelt moet zich er ook aanhouden.  Iedereen krijgt van te voren de agenda  toegestuurd en heeft de kans om er punten aan toe te voegen. Doen ze dat niet voor de vergadering dan is er tijdens die vergadering helaas geen tijd meer voor.

4 Maak duidelijke afspraken. Wie de voorzitter is, en wie notuleert? Maak van te voren een duidelijke rolverdeling en denk ook na over andere afspraken die er genomen moet worden. Maar denk ook aan praktische zaken tijdens een vergadering. Wanneer zitten jullie weer samen? En wat verwacht je van wie? Met andere woorden: is er een duidelijke takenlijst?

5 Time Management. Niet alleen moet je tijdens de vergadering de tijd goed in de gaten houden, maar ook de timing om tijdig te stoppen is essentieel. Hoelang blijf je bij een agendapunt hangen, zodat je daadwerkelijk door kan gaan naar de volgende punten.

6 Rondvragen gewoon afschaffen. De rondvraag kost bij veel vergaderingen de meeste tijd bij een vergadering? Ik merk dat de rondvraag vaak erg lang duurt. Dit is het moment dat iedereen punten in kan brengen die niet op de agenda staan en we hebben eerder al vastgesteld dat dat niet handig is.

Vind je de tips interessant geef dan een reactie.

Groetjes Angelique